آموزشگاه کارمند پذيرش هتل Front Desk Agent training
هر هتل از دو قسمت جلوی دید مهمان (فرانت آفیس) یا FRONT OFFICE و دور از نظر مهمان یا BACK OFFICE تشکیل شده است. متصدی و مسئول فرانت آفیس جایگاه ویژه ای در جذب و ارائه خدمات به مهمانان هتل را دارد. فرانت آفیس مرکز فرماندهی هتل در تمام روزهای سال بوده و شبانه روز فعال است. بنابراین آموزش کارمند پذیرش هتل یا فرانتس آفیس نقش و اهمیت بسیار مهمی برای هتلداران دارد.
متصدی یا کارمند پذیرش هتل کسی است که ضمن آگاهی از سازمان و تشکیلات هتل و بخش پذیرش میهمان (فرانت آفیس Front Desk Agent) از بخش های صنعت گردشگری نیز اطلاع و مهارت بالایی در برقراری ارتباط با میهمانان هتل دارد. کارمند پذیرش هتل یا (رسپشن هتل Receptionist) با قدرت بیان (فن بیان) و مهارت در فروشندگی می تواند خدمات و اتاق های هتل را به میهمانان معرفی و ارائه نماید. همچنین اطلاعات جامعی در مورد هتل و خدمات شهری و جاذبه های دیدنی منطقه دارد و باید از قوانین پذیرش میهمان و قوانین هتلداری آگاه باشد.
کارمند پذیرش در قسمت Reception که دارای میز پذیرش است مشغول به کار است و مهمان ها در بدو مراجعه به هتل با مراجعه به این میز با تکمیل کارت ثبت مشخصات پذیرش می شوند به این عمل Check In می گویند. که ساعت استاندارد جهانی آن 2 بعداز ظهر می باشد. البته اگر اتاق های مهمان خالی باشد و هتل بخواهد با مهمان همکاری نماید می تواند اتاق را زودتر از ساعت یاد شده در اختیارشان قرار دهد به این میز Front Desk گویند. کارمندان پذیرشگر را Receptionist می نامند.
معمولا در هتل های بین المللی و بزرگ، چند فرانت آفیس یا متصدی پذیرش هتل به طور همزمان کار می کنند و هر کدام بخشی از مسئولیت های هتل و هماهنگی ها را بر عهده می گیرند. در حالی که در هتل های کوچک، یک متصدی پذیرش هتل مسئولیت کلیه کارهای مرتبط با بخش پذیرش و گاهی وظیفه راهنمایی مسافران به اتاق هایشان را بر عهده دارد.
مهارت های حرفه ای کارمند پذیرش هتل چیست؟
یک کارمند پذیرش باید روابط عمومی بالایی داشته باشد و دارای قدرت تصمیم گیری سریع، منظم، مودب و آشنا به زبان انگلیسی باشد.
متصدی پذیرش هتل یا فرانت آفیس همیشه رفتارش باید مودبانه، صمیمی و دارای صبر و آرامش باشد. باید هنگام پذیرش میهمان ها به تمام جزئیات توجه نموده و بتواند به طور موثر با میهمان ها ارتباط برقرار کند. همچنین با انواع لهجه ها و فرهنگ های مختلف شهرها و کشورهای مجاور آشنایی داشته و از اصول روانشناسی برای شناخت روحیات میهمان ها استفاده کند.
فرانت آفیس نسبت به انواع واحدهای اقامتی مانند هتل ها و متل ها و امکانات مختلف آنها آگاهی داشته و با وجود مهارت های تخصصی که از قبل کسب کرده، میتواند میهمان های کشورهای مختلف را پذیرش نموده و خدماتی مطابق با خواسته آنها معرفی و ارائه کند.
از جمله مهارت های شغل فرانت آفیس می توان به آراستگی ظاهر، لباس و یونیفرم تمیز و اتو شده، استفاده از اتیکت نام و سمت بر روی یونیفرم(سمت راست)، کفش های تمیز واکس زده، ایستادن با قامت راست در پشت پیشخوان، تکیه ندادن به میز پذیرش یا دیوار، دهان و بدن خوشبو، استفاده از عطر، ادوکلن و آرایش مناسب، با صبر و حوصله به صحبت مهمان ها گوش دادن، پیگیری احتیاجات مهمانان هتل (مسافران)، گشاده رویی و تبسم بر لب و...
وظایف کارمند پذیرش هتل چیست؟
رزرو اتاق، تغییر و کنسل کردن رزرو، پیگیری امور مالی اقامت مهمان، ایمنی و امنیت مهمان ها همگی وظایف کارمند فرانت آفیس است.کارمند این بخش اولین وآخرین ملاقات برخورد با آنها را دارند. قوانین و دستورالعمل های هتل در اختیار آنها قرار دارد، شنونده انتقادات و پیشنهادات مسافران می باشند.کارمند فرانت آفیس باید با سایر بخشها نیز هماهنگ باشد و یکی از وظایف فرعی او Marketing می باشد زیرا با تلاش او فروش (رزرو) اتاق های هتل افزایش می یابد.
کارمند پذیرش هتل شغلی از حوزه هتلداری است که دارای شایستگی های زیر می باشد:
- سازماندهی و تجزیه و تحلیل تشکیلات هتل
- سازماندهی و تجزیه و تحلیل بخش پذیرش میهمان هتل (فرانت آفیس) و زیر مجموعه های آن
- برقراری ارتباط موثر با میهمانان و مشتریان هتل
- تجزیه و تحلیل بخش های مختلف صنعت گردشگری
- پذیرش میهمانان در هتل
- انجام امور اجرایی بخش پذیرش میهمان
- معرفی خدمات و اتاق های هتل به میهمانان و مشتریان
- پاسخگویی به اطلاعات مورد نیاز میهمانان هتل
- اجرای قوانین و مقررات مربوط به هتل ها
- کاربرد لوازم و تجهیزات اداری مورد نیاز بخش پذیرش میهمان
آموزش فرانت آفیس هتل
شغل کارمند پذیرش هتل با مشاغلی چون: صندوق دار هتل در رشته هتلداری ، کارمند راهنمای میهمان و چمدانبر در رشته هتلداری ، کارمند اطلاعات هتل و کارمند رزرواسیون هتل می باشد. اصطلاح انگلیسی Front Desk Agent و Receptionist معادل کارمند پذیرش هتل مرتبط می باشد.
مهارت های پیش نیاز شغل کارمند پذیرش هتل، حداقل تحصیلات پایان دوره اول متوسطه، مهارت در زبان انگلیسی در حد Intermediate و کامپیوتر، مدرک ICDL فنی و حرفه ای می باشد.
گواهینامه و مدرک کارمند پذیرش هتل فنی و حرفهای (گواهینامه فرانت آفیس هتل) معادل ۱۷۶ ساعت سابقه آموزشی می باشد. همچنین با ترجمه رسمی این مدرک می توانید از مزایای مدرک بین المللی هتلداری در کلیه کشورها جهت کار و استخدام و یا ادامه تحصیل بهرهمند شوید. کد استاندارد مهارت کارمند پذیرش هتل در سازمان آموزش فنی و حرفه ای: ۹۴/۲۷/۱/۳